La ficha técnica es una herramienta esencial para el control y comercialización de un producto. Es un documento en el que se exponen todas sus características y que nos proporciona toda una serie de descripciones, que facilitan su rápida y correcta identificación. Es importante que la ficha técnica sea simple, pero, al mismo tiempo, suficientemente detallada y completa, para facilitarnos toda la información necesaria sobre el producto en cuestión.
Existen diversas posibilidades a la hora preparar una ficha técnica. Éstas vienen determinadas, principalmente, por la función a la que será destinada, ya que podemos otorgarle un uso interno o bien diseñarla con un enfoque más comercial.
En cualquier caso, la ficha técnica debe resolver cuestiones acerca del producto, como puede ser su modo de empleo, cómo ha sido fabricado, cómo debería transportarse o almacenarse, su composición o ingredientes, el precio, o las ofertas y descuentos a los cuales puede estar sujeto.
Tal y como su nombre indica, es un tipo de documento que suele tener un aspecto técnico, pero que, al mismo tiempo, puede convertirse en elemento informativo para captar el interés de potenciales clientes. Así, puede convertirse en un interesante argumento de venta al servicio del departamento comercial de cualquier empresa.
Ficha técnica para uso comercial
Si la ficha técnica la destinamos a un uso comercial, debe ser lo suficientemente atractiva para captar el interés por parte del potencial cliente. Además es también una herramienta que debe ayudar a que los agentes comerciales a conocer en todo momento la disponibilidad de stock del producto, el precio y posibles promociones especiales.
Ficha técnica para uso interno o producción
Cuando la ficha técnica de un producto tiene como finalidad un uso interno o destinado a su producción, debe contemplar datos clave sobre las características técnicas del producto. Esta información debe servir como referencia para clasificar los productos y pasar los correspondientes controles de calidad que, generalmente, deben contar con el aval de la propia empresa fabricante del producto y de los organismos reguladores.
¿Cómo preparar una ficha técnica?
Como hemos venido explicando en este post, la información que debe contener una ficha técnica puede venir determinada por el uso al que la destinaremos. Si estás pensando en preparar una ficha técnica, a continuación, te apuntamos algunos aspectos que debes tener en cuenta a la hora de redactarla.
Sobre el producto
- Su nombre comercial
- Nombre técnico o científico (si lo tiene)
- Dimensiones/peso
- País en el que ha sido fabricado
Información técnica
- Los materiales con los que ha sido fabricada la composición del producto
- Sus características físicas y químicas (en determinados productos)
- Edades recomendadas. Si el producto cuenta con recomendaciones específicas o de cumplimiento obligado por parte del usuario
Información comercial
- ¿Cómo se presenta?
- Sus posibles variedades
- A qué uso está destinado/Modo de empleo
- Su embalaje o cómo debe ser presentado
- Unidades que contiene cada caja
Aspectos logísticos
- Condiciones para el transporte y estrategias de distribución
- Cómo debe ser almacenado
- Bajo qué condiciones puede distribuirse el producto
- Condiciones a las que está sujeto a nivel de comercio internacional, si debe traspasar fronteras desde el país de origen para su comercialización
Información complementaria
- Fecha de creación de la ficha técnica
- Fecha de la última actualización
- Datos de contacto del fabricante
- Posibles referencias sobre el producto
Las fichas técnicas cumplen con una misión muy clara, pero no deben ser concebidas como documentos estáticos, porque es conveniente que sean actualizadas periódicamente en función de la propia evolución del producto. Por lo tanto, hay que ir revisándolas y efectuando todos los cambios necesarios para que mantengan la vigencia para la cual fueron creadas.
